Företagskort, det vill säga kredit- eller betalkort för företag, är en smart lösning för att förenkla administrationen vid utlägg och tjänsteresor. Korten kan också ha flera andra fördelar – som bonus och försäkringar, smidiga funktioner för kvittohantering och kredit som kan förbättra företagets likviditet. I denna guide går vi igenom mer om företagskort och hur du kan använda dem i din verksamhet.
Hos Wallester kan du ansöka om ett företagskort
Ansök nuDebetkort är anslutna till ett bankkonto och vid köp dras pengarna direkt från kontot. Är det tomt går köpet inte igenom. Debetkort kallas även bankkort eller kontokort. Ett debetkort kan ofta ingå om du har ett företagspaket hos en bank.
Ett förbetalt kort fungerar på samma sätt som ett debetkort med skillnaden att det inte är kopplat till företagets vanliga konto utan till ett specifikt konto som du fyller på med pengar. Detta kan vara en fördel eftersom kortet då inte kan överutnyttjas. Många företagskort erbjuder dig dessutom möjligheten att ställa in personliga beloppsgränser.
Med ett kreditkort samlas alla företagets köp under en period på en faktura som betalas i efterhand. Betalas fakturan inom en viss tid tillkommer ingen kostnad. Ofta finns dock möjlighet att mot en avgift skjuta upp fakturan eller delbetala den under en längre period, något som kan förbättra företagets likviditet på kort sikt.
Om du väljer ett kreditkort till ditt företag måste du välja vem som ska vara betalningsansvarig – företaget eller den enskilda anställda.
Är företaget betalningsansvarigt innebär det att företaget måste betala kortfakturan, även om den anställda missbrukat kortet och gjort privata köp. Betalas inte fakturan blir det företaget som får en betalningsanmärkning. Att företaget är betalningsansvarigt betyder också att blir företagets kreditvärdighet som prövas vid kortansökan och som avgör maxkredit och ränta.
Är den anställda betalningsansvarig får hen kortfakturan skickad till sig och vidarebefordrar den sedan till företaget. Ekonomiavdelningen har då chansen att gå igenom fakturan och välja att inte betala för eventuella privata köp som den anställda gjort. Detta innebär en extra säkerhet för företaget. Nackdelen är att den anställda måste genomgå en kreditprövning vid kortansökan vilket alla anställda inte vill. Och har den anställda för låg kreditvärdighet så blir det inget kort.
Förutom att förenkla vardagen för såväl anställda som företagets ekonomiavdelning kan företagskort ha andra förmåner. Dessa är de vanligaste:
En vanlig förmån är att varje köp som görs med kortet ger dig en liten bonus, vanligtvis på omkring 0,5 procent av köpesumman. Hur och när bonusen kan användas varierar beroende på kort. Det är vanligt att du kan få den utbetald som ett avdrag från kortfakturan (cashback), i värdecheckar som kan användas i en viss butik eller att du använda den i en bonusshop där du kan köpa till exempel resor.
I många kreditkort för företag ingår en reseförsäkring som täcker resor i tjänsten där kortet använts för betalning. Reseförsäkringen är ett komplement till hemförsäkringen eller företagsförsäkringen och innehåller till exempel avbeställningsskydd som ger dig pengarna tillbaka ifall resan måste ställas in på grund av sjukdom. Hur omfattande försäkringen är beror på kort, vanligtvis inkluderar dyrare kort en mer omfattande reseförsäkring och ibland även fler försäkringar som allrisk och köpskydd.
Hos en del kortutgivare är kortet bara en liten del av ett mer avancerat system för administration. Många företagskort har appar som kan integreras med bokföringsprogrammet, funktioner för reseräkningar och möjlighet att ladda upp och lagra kvitton.
Vissa kort ger dig rabatter hos olika samarbetspartners, till exempel hotellkedjor eller bensinstationer.
Att skaffa kort till företagets anställda har många fördelar men också en del nackdelar;
Att skaffa företagskort innebär vissa risker. Här går vi igenom några vanliga fallgropar och ger tips på hur du undviker dem.
Att ha ett företagskort kan innebära en frestelse för vissa personer som kan använda kortet för privata köp. Andra anställda kan bli mindre priskänsliga och göra köp som visserligen är till företaget men som ligger utanför budgeten
Undvik genom att: Vara noggrann med att bara ge kort till anställda som du litar på och sätta tydliga riktlinjer för vad kortet får användas till. Använd också eventuell möjlighet till att ställa in individuella beloppsgränser eller välj ett kreditkort där den anställda är betalningsansvarig. Sist men inte minst; granska regelbundet kontoutdrag och kvitton!
Ju fler kort företaget har, desto större är risken att någon anställd blir av med ett kort eller att pinkoder delas och kommer på avvägar.
Undvik genom att: Direkt spärra eller pausa kort som försvinner, utbilda anställda kring säker kortanvändning och upprätta tydliga riktlinjer för vad som gäller kring utlåning av kort till andra anställda.
Att kvitton och andra underlag försvinner är ett ständigt gissel för företagets ekonomiansvarig. Alla förstår inte att även om det i kontoutdraget framgår vad ett köp handlar om så måste kvitton (eller en bild på kvittot) enligt lag sparas som en del av bokföringen.
Undvik genom att: Tydligt förklara för alla anställda att kvitton alltid måste tas då de behövs i bokföringen. Skaffa kort där en funktion för uppladdning av kvitton ingår och inför konsekvenser för de anställda som ofta slarvar.
Många kort har extra avgifter som tillkommer vid till exempel bankomatuttag och köp utomlands, eller om fakturan betalas för sent.
Undvik genom att: Gå igenom det finstilta i kortavtalet innan du tecknar kortet. Se till att välja e-faktura (papper kan kosta extra) och inför en bra rutin för hur fakturan ska betalas. Om företaget har mycket verksamhet utomlands kan det vara smart att välja ett kort utan valutapåslag.
Att välja rätt företagskort är inte helt lätt med tanke på att det idag finns ett stort utbud. Här guider vi till hur du hittar det bästa företagskortet för ditt bolags behov.
Varför behöver ditt företag kort och vilka funktioner vill du att kortet ska ha? Svaren på nedan frågor är avgörande för vilken typ av kort du ska välja.
När du vet vilken typ av kort du letar efter är det dags att jämföra de kort som uppfyller dina krav. Gå igenom kostnader och förmåner för att undersöka vilket kort som är mest prisvärt. Till exempel kan ett kort som kostar lite mer men erbjuder cashback bli billigare i längden.
Hur ansökan går till beror på vilken typ av kort du valt. Kort utan kredit har vanligtvis en snabb och helt digital process där företagets firmatecknare kan signera ansökan med bankID. När du ansöker om ett kreditkort måste en kreditprövning göras och ansökan kan ta längre tid. Är de anställda betalningsansvariga görs en kreditprövning på var och en av dem. Är företaget betalningsansvarigt kan kompletterande dokument som årsredovisning eller kontoutdrag behövas.
Läs igenom avtalet ordentligt innan du signerar, speciellt om du valt ett dyrare kort. Gå igenom alla avgifter och eventuella kreditvillkor så att du är förberedd på de kostnader som är associerade med kortet.
För att få valuta för pengarna bör du göra detta om när du skaffar företagskort:
Även om det kan ta lite tid i början att implementera nya rutiner och sätta upp en integration mot bokföringsprogrammet så lönar det sig i längden.
Har korten ett bonusprogram bör du maximera det genom att betala så mycket som möjligt av företagets utgifter med kortet. Till exempel kan många prenumerationer och abonnemang dras automatiskt från kortet i stället för att betalas med autogiro.
Är ditt kort ett kreditkort har du vanligtvis en viss tid på dig att betala fakturan innan räntan läggs på. Utnyttja denna till max för att förbättra likviditeten. Har du större likviditetsbehov är det dock oftast billigare att ta ett företagslån jämfört med att skjuta upp eller delbetala kreditkortsfakturan.
Det nystartade konsultföretaget KonKult AB har fyra anställda och köper in sin ekonomifunktion från en bokföringsfirma. Tidigare användes de anställdas privata kort för inköp, något som skapade en rörig och tidskrävande hantering av utlägg. Genom att införa företagskort som kunde användas för alla utgifter – från resor till kontorsmaterial – kunde företaget effektivisera sin utläggshantering.
Korten är kopplade till en digital plattform som i sin tur är integrerad med bokföringsprogrammet. Att redovisa utlägg blev därför enkelt med de nya korten och konsulterna kunde fokusera på det inkomstbringande arbetet. Det blev även enklare för bokföringsfirman vilket gjorde att Konkult kunde minska sina utgifter för deras tjänster. Som en bonus hade de nya företagskorten just bonus vilket nästan kunde kompensera för kortens årsavgift.
För att förhindra att kort lånas mellan olika anställda och att pinkoder delas ut är det bäst om alla anställda som regelbundet gör utlägg eller är på tjänsteresor har egna företagskort.
Om kortet är ett debet- eller förbetalt kort påverkar det inte kreditvärdigheten. Ett kreditkort däremot ses som ett lån med maxkrediten som lånesumma och kan därför påverka kreditvärdigheten negativt.
Ja. De flesta företagskort kan kopplas till Google eller Apple Pay.
Många företagskort som är kreditkort och en del lite dyrare debetkort kommer med en reseförsäkring som täcker resor betalda med kortet.
Få tips, erbjudanden och mycket mer direkt på mailen.
Genom att registrera dig accepterar du vår integritetspolicy.